电子邮箱格式怎么写qq邮箱_(电子邮箱格式怎么写)

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在工作中,很多地方都要用到函。我们想邀请某些领导、专家、客户参加某项活动时,会发送邀请函。我们想要与自己平级的其他部门或单位沟通某些事项时,会用沟通函。杂志社、报社向作者约稿时,会用约稿函。与某单位咨询或沟通项目,会用沟通函。与客户沟通产品相关事宜,会用商洽函。就某些事回复客户或者其他单位,会用回复函。无论是邀请函、约稿函,还是沟通函、商洽函和回复函,都是函的一种。

函是一种平行文,主要用于平行单位或不相隶属的单位之间行文,也可用于对个人的比较正式的邀请和邀约。与工作邮件相比,函显得更加正式、严谨和规范;与正式文件相比,函又相对灵活和简便;从适用范围上看,函具有普遍性,应用范围更广。

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一、函的基本要求

发函的目的,主要是单位之间或单位与个人之间商洽工作、沟通信息、发出邀约、询问事项、答复问题。接收函的人想要从函中明确知道发函人或发函单位的想法、意愿、诉求或请求,并正面给予答复。

在函的构思上,一定要搞清楚发函的目的,准确把握写作函的意图,知道自己想与对方沟通什么事项,想要达到什么目标,需要对方就哪些事项给予答复。

在组织素材时,要围绕函中所涉及的事项准备素材,包括收集一些背景资料和信息。

在撰写和修改时,应当开门见山、简洁明了、条理清楚,表达准确,直接说明情况,提出需求,做到一事一函,以便让对方准确接收信息,做出答复。行文上要平铺直叙,不“拐弯抹角”“穿靴戴帽”;语言上要简洁平实,不华丽浮夸;态度上要平和有礼,不盛气凌人、强人所难,也不曲意奉承、恭维客套。

回复函要按照有来有回、谦恭得体的原则,针对对方提出的需求,表达己方的意见和观点。

邀请函是职场中比较常用的文种,是邀请特定对象参加某项活动的请约性书信。写邀请函的目的是希望被邀请对象能够参加邀请方组织的活动或工作。邀请对象往往没有义务参与,是否接受邀请,完全由邀请对象自行决定。因此,撰写一篇入情入理的邀请函尤为重要。

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二、函的基本写法

函属于正式公文的一种,一般应使用单位正式的函头纸,便函也应如此。邀请函还可以用与活动氛围相符的纸张,如庆典活动邀请函可以采用红色喜庆的纸张等。

函通常包括标题、称呼、开头、正文、结尾、署名等。

1.标题

正式的公函,标题一般由发文单位名称、事由和文种构成,有的只写事由和文种。便函可以有标题,也可以无标题。

标题应直接明了,让对方从标题中就可以知道函件的内容,及时做出回应。标题的字体应采用方正小标宋体,有的也会用黑体字或加粗处理,以与正文有所区别。正式公函一般会编发文号,显得更加正式规范。

2.称呼

称呼要在第一行顶格写。函一般是一对一的,称呼只面向单一对象。如果发一个函给多个对象,每个发函对象的称呼应逐一分开写,不要写统称。

单位对单位的函,称呼要严谨,可直接写单位全名或规范性简称。

单位对个人的函,称呼要有礼貌,一般按职务尊称对方,不清楚对方职务时可以用“先生”或“女士”称呼对方。

发给尊长、领导的函件,或比较郑重的函件,一般在称呼前加上“尊敬的”。

3.开头

函的开头一般直接交代发函的缘由,包括发函的目的、依据、原因等。邀请、邀约性质的函,前面应有礼貌语,如“感谢您一直以来对本公司的关心、支持和帮助”等。复函的开头一般直接引述来文的标题、发文字号,针对来函需求做出函复,如“X月X日来函收悉”。

4.正文

函的正文要简单明了、直陈其事。一般为三段论,开篇说明发函事由,中间陈述相关情况,结尾提出自己的希望或需求。为方便对方函复,一般需要留下联系人的信息(姓名、部门、职务等)和联系方式(手机、座机、传真、电子邮箱等)。

函的篇幅不宜过长,一般在500字以内,最长不要超过两页A4纸。函的内容较多时,如需通报相关工作时,可以使用附件。

5.结尾

函的结尾一般比较简单,需要根据函的内容和性质采用不同的结尾语。询问情况用“特此函询”,商洽工作用“特此函商”,通报有关事项用“特此函告”,复函用“特此函复”,事情重要需要提醒对方回复时用“敬请函复”“盼予函复”,等等。一般便函的结尾也可使用“此致”“敬礼”等,与信件类似。

6.署名

署名一般包括署名和成文时间。公对公性质的函应署单位全称或规范性简称,邀约性质的函可署单位(活动)主要负责人的名字(一般用手写体,并注明职务)。正式的公函需要加盖公章。

另外,对于复函,应根据对方需求,直接陈述己方理由,表明己方的立场、观点和意见,切忌语言繁杂重复、语义不清、态度模糊。复函要注意时效性和针对性,来函有时限要求的,要在时限要求内做出回复;没有时限要求的,应根据事情的轻重缓急尽快做出回复。

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三、注意事项

要注意一事一函,不要一个函讲几件事情或几个问题。不要使用白纸或普通信纸或稿纸作为发函纸。

要注意函的称呼。发函对象是单位时,不能使用不规范或口语化的称呼;发函对象是个人时,不能直呼其名。

写作函件,不要长篇大论、滔滔不绝;不要精雕细琢、卖弄文笔;不要口气粗俗、过分谦卑。提出希望、意见、请求或者函复时,要简单利索、直截了当,不要拐弯抹角、态度模糊、表意不明,让人不知所云。行文、格式、排版、遣词造句不要主观随意、标新立异;不要使用那些带有感情色彩的词语和网络热词。

不能在函中遗漏活动的时间、地点等重要信息。需要对方复函时,不要忘记留下联系人信息和联系方式;需要对方在规定时限内复函时,不要忘记提醒对方时限要求。

学会撰写函是职场写作的必修课,也是职场人士必须掌握的一项写作技能。

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